10 приложения за драматично увеличаване на продуктивността във вашия екип

Случвало ли ви се е да се чувствате изгубени в неспирния поток от проекти и задачи, по които работите? Ровенето в пощата, търсенето на актуални версии на файлове, планираните и непланираните безкрайни срещи за координация между участниците в проекта.

Стотиците имейли, голяма част от които са “Само за информация” и задръстват пощенската ви кутия, правейки концентрирането върху приоритетите ви почти невъзможно… Какво е очевидното решение на високата натовареност? Разширяване на екипа? Обучения? Да участвате в по-малко проекти? Тези решения може да са правилните, но само в определени ситуации.

Продуктивността е всичко. Ефективната съвместна работа ще направи живота ви значително по-лесен, а стресът много по-малко.

Традиционните приложения като офис пакетите са универсални, но скъпи, поради факта, че включват в себе си много функции, които не ползвате ежедневно, имат нужда от сериозен хардуер и поддръжка, в случай, че екипът ви е голям, и най-вече – трудно отговарят на изискванията за скорост и ефективност на съвременните екипи, работещи с разнообразни документи, имат нужда от достъп до правилната информация навсякъде, по всяко време и от всяко устройство.

В тази статия разгледахме някои от най-харесваните приложения за ефективна съвместна работа по проекти и задачи.

Wunderlist Pro

Wunderlist е много лесен начин да се справите с вашите амбициозни планове включващи тонове задачи. Независимо дали планирате почивка, споделяте списък за пазаруване с партньор или управлявате множество работни проекти.

Задайте датите и напомнянията или делегирайте на вашите колеги. Без значение дали вашите списъци са свързани с работата или лични ангажименти това приложение ще ви помогне да не изпуснете крайния срок. Папки за групиране, коментари към задачи, бележки, нотификации и напомняния са част от полезните функции, които са налични в това приложение. Налично за Андроид, Уиндоус и iOS

Any.do for Business

Още едно страхотно приложение включващо всички основни неща, които ви трябват. Платената му версия дори включва интересни функции, като напомняния базирани на вашето местоположение. На цена от 3 USD/месечно ще можете и да ползвате различни цветове за различните задачи, както и да поставяте супер персонализирани срокове на напомнянията си, като например 2 дни или 4 месеца.

Todoist Business

Това облачно приложение ни харесва заради множеството темплейти, които реално могат да внесат висока продуктивност в ежедневието ви. Това не са баналности, като писма, фактури или молби. Става дума за истински работни шаблони за неща като:

• Календар за публикации в социалните ви мрежи
• Дневен ред за срещи
• Календар за публикуване на съдържание
• Блог постове
• Проектни планове за нови продукти
• Проследяване на рекламни кампании и други.

Премиум версията включва много гъвкави начини за проследяване на изпълнението, делегиране на задачи, удобрен преглед и ревю на цялата ви дейност за даден проект или период, а бизнес версията, която включва всички функции е 5 eur / човек, на месец.

Hitask

Това е облачно приложение за съвместна проектна работа.
Hitask може драматично да намали сложността при управлението на проекти и да ви осигури необходимия контрол над изпълнението на задачите.

С Hitask вие и вашият екип можете бързо и лесно да създавате нови проекти, възлагате и споделяте задачи, да споделяте централизирана библиотека с файлове и календар, да изпращате и получавате известия и да синхронизирате всичко на всички ваши устройства. Предлага се за Mac, PC, Outlook, iPhone, iPad и Android.

Hitask е различен от другите продукти за управление на задачи, тъй като е много по-лесен за използване сравнен с други продукти. Интуитивният му потребителски интерфейс и единичното табло за управление прави използването на Hitask толкова просто, че не е необходимо обучение или документация, за да се използва. Просто създайте акаунт и след секунди вие и екипът ви по проекта ще създавате и управлявате проекти успешно.

DropTask for Business

Още едно приложение с фокус върху съвместната проектна работа. DropTask акцентира върху прогреса по всеки проект и задача, улеснявайки вас и вашия екип да приключите повече работа днес и да оставите по-малко за утре.

Безплатната версия ви дава достъп до всички функции на апликацията, но с ограничение до работа на максимално двама души по два проекта. Това може да е супер полезно за стартирането на вашия нов бизнес например.

Платената версия включва

• Неограничен брой проекти и задачи
• Неограничени членове на екипа на даден проект
• Прикачени файлове без лимит на големината им
• Коментари
• Табла за работен поток в стил Kanban
• Незабавни известия и напомняния
• Интеграция с Evernote, Google Календар, Outlook, Gmail, iMindMap
• Шаблони за проекти
• Контрол върху правата за достъп на различните служители по проекта

Цената на платената версия на служител намалява с увеличаване на броя на служителите.

Trello

Бордовете (виртуална бяла дъска), списъците и картите на Trello ви позволяват да организирате и приоритизирате проектите си по забавен, гъвкав и възнаграждаващ начин.

Организирайте всичко, заедно. Trello е инструмент за съвместна работа, който организира вашите проекти в дъски. С един поглед Трело ви казва по какво се работи, кой работи върху какво и къде нещо е в процес.

Всички ваши проекти, всичките ви задачи, целият екип – организирани, отчитани и лесно видими с един поглед. Новите потребители веднага разбират интуитивния визуален интерфейс на списъка и картатите, и обикновено вече могат да работят свободно с Trello в рамките на няколко минути.
Някои от най-ценните функционалности на Trello са

• Agile методологии
• Персонализирани шаблони
• Диаграми на Гант
• Управление на идеи
• Канбан дъска
• Проследяване на етапа
• Управление на портфейли
• Управление на ресурси
• Проследяване на времето и разходите
• Традиционни методологии

Wrike

Wrike е идеалният инструмент за управление на проекти за екипи от 20+ човека. Той идва с корпоративна сигурност и мащабируемост. Ръководители на проекти, продуктови мениджъри и мениджъри на програми ценят много тези характеристики:

• диаграми на Гант
• Календари
• изглед за работно натоварване за управление на ресурсите
• персонализирани табла за управление
• структуриране чрез папки, проекти и задачи и автоматично задаване въз основа на статуси на задачи.

А ако сте част от маркетингов или творчески екип Wrike for Marketers е отделен продукт с адаптирани шаблони, инструменти за проверка и разширение на Adobe.

Asana Premium

Асана включва голямо портфолио от методологии и функционалности. Не е нужно да губите време в жунглиране между срещи, електронна поща, чат и електронни таблици, за да координирате и управлявате всичките си задачи, и проекти.

Асана организира всичко от целите на компанията до рутинни задачи на едно място, така че екипите са наясно с приоритетите и отговорностите, и можете да наблюдавате напредъка в реално време, за да поддържате проектите в движение.

Кажете сбогом на безкрайните вериги за електронна поща и бързането в последната минута, и помогнете на вашия екип да се движи по-бързо и да оказва по-голямо въздействие за крайния успех на компанията ви.

Centrallo

Това приложение е идеално ако искате семпла, лесна и удобна апликация, с която да организирате ежедневните си задачи и ангажименти.

Поддържайте организирани бележки за вашите клиенти. Запишете бизнес идеите си, където и да сте. Работете заедно с екипа си. Управлявайте времето си по-ефективно.

Извлечете най-доброто от бизнес пътуванията и конференциите, които посещавате. Вече се ориентирате за какъв тип хора и професии може да бъде полезно това приложение, но то има и още много възможности.

Ако сте родител, приложението ще ви помогне да съчетаете ефективно домашните ангажименти с грижата за вашите деца. Ако сте мениджър, Centrallo ще ви даде възможност да организирате документите и програмата ви ефективно, както и да работите по тях с вашите колеги, където и да сте.

Ако пък сте студент, тази програма ще ви улесни много при планиране на учебната си програма, изпити, подготовка и др.

Monday.com

Monday.com е инструмент за управление на проекти, който вашият екип действително ще ползва. Онлайн приложението е забавно и лесно, позволява удобна работа в екип, и помага на всеки да се съсредоточи върху това, което е важно, да направи повече по време на работа.

Това е първият визуален инструмент по рода си и ви показва точно къде стоят нещата с един поглед. Най-накрая ще се отървете от болезнено дългите нишки на електронната поща, съкратите неефективното време прекарано в срещи, и ще изпитате удовлетворението от ускореното оцветяване на задачите ви в зелено, когато са приключени.

Обобщение

Това са само част от десетките приложения, които можете да откриете и да внедрите в работата си, за да повишите вашата продуктивност и тази на вашия екип.

Облачните (уеб базираните) приложения вече са част от ежедневието ни и това на огромна част от компаниите. От една страна имате достъп до информацията си навсякъде, по всяко време и от всяко устройство, но от друга страна много от тези приложения дават възможност за внедряване на иновативни бизнес практики в работата на всеки екип, като дадат възможност на ползващите го сами да оформят начина на работа според изискванията на вашия бизнес, лични или други ангажименти.

Това е особено полезно за малкия бизнес, където всеки служител има много разнородни ангажименти. Освен това едно такова приложение може да ви позволи да редуцирате вътрешната имейл кореспонденция практически до нулата, като направи екипа ви по-ефективен, по-продуктивен и по-сплотен.