Хоум офис продуктивност: реалност или мит

Независимо дали смятате, че можете, или смятате, че не можете (да се справите) – винаги сте прави! – Хенри Форд

Всеки ден сме затрупани със задачи, за които времето ни не стига.

Вариантите са два – да работим повече или да работим по-интелигентно.

Проблемите

• Имаме (само) 24 ч в денонощието, в които да се справим с всичко.
• Имаме нужда от почивка, свободно време и социален живот.
• Собствената си мотивация
• Прекъсвания от колеги, шефове
• Умора, разсейване, околна среда и др.
  

Ако не успяваме да постигнем баланс между работата и личния живот, обикновено не успяваме да се справим достатъчно добре и в двете.

Мотивацията е проблем, който понякога не отчитаме, че въобще го има. Свиквайки с рутината на работния процес може несъзнателно да изместваме фокуса от това да бъдем наистина резултатни, към механичното отмятане на задачите.

Работния ден рядко протича по нашия план. В една среда на съвместна работа и сътрудничество, дори всъщност е препоръчително да комуникираме колкото е възможно повече. това трябва да се случва обаче без да нарушава работния ни ритъм.

Това са ограничения, които неизбежно се отразяват на работоспособността ни. Не можем да ги премахнем напълно, но можем да се научим да ги управляваме и напасваме работата си спрямо тях.

Най-ефективните хора преодоляват предизвикателства като:

• Склонността да отлагаме трудни, скучни, еднообразни и неприятни задачи, но също и дребни и досадни. Чувате ли често: “Хайде направи го, това е работа за 2 минути”.
• Отговаряне на имейли и други съобщения по време на работа
• Мотивация и енергия за работа през целия работен ден
• Концентрация и довършване на най-важните задачи и проекти
• Подценяване на времето, необходимо за изпълнение
• Претоварване със задачи
• Прекъсвания по независещи от вас обстоятелства

Хоум офис ефективност

Първо трябва да го поискате

Първата стъпка към повишаване на вашата производителност и хоум офис продуктивност е да вземете решитето, че искате да бъдете по-продуктивни, отколкото сте в момента. 

Задайте си тези два критични въпроса:

• Какво е настоящото ми ниво на хоум офис продуктивност? 
• Какво ниво на продуктивност желая да постигна?
  

Освен това помислете какво ви затруднява да постигнете висока ефективност и вземете решението да го преодолеете.

Убийците за производителност на работното място

Претоварване със задачи, лоша организация, прекъсвания и др.

Когато си създаваме навици за висока хоум офис продуктивност, това ни помага да се справяме по-добре с настоящите ни задачи, ще увеличат шансовете ни за повишение и дори при намирането на нова работа.

Подгответе списък със задачи

В края на всеки ден отделете няколко минути, за да подготвите списък с конкретни задачи, по които да работите на следващия ден. Ако не ви остане време, можете да го направите и в началото на работния ден. Това е вашият план за деня.

Преценете колко време би отнела всяка задача и за колко време вие искате да я изпълните. Планирайте по-малко време, отколкото смятате, че е необходимо. Така ще си дадете допълнителен стимул.

Записването на всичко, което трябва да направите, ви помага да управлявате времето си и предпазва да не забравите някоя задача.

Много хора все още използват тефтери за своите задачи за деня. Ако използвате десктоп, онлайн или дори мобилно приложение, ще имате и редица преимущества, като аларми, нотификации, организация по дейности, категории, проекти, както и история на това, което сте свършили.

В началото на всеки ден прегледайте списъка си, за да си припомните задачите и му хвърляйте по едно око регулярно през деня за да не пропуснете нещо.

Проверете и отмятайте, когато завършите всяка една задача.

В края на деня редактирайте списъка си със задачи, като премахвате завършените елементи и добавяте нови.

Следене и ограничете времето, което отделяте за всяка задача.

Може да мислите, че сте доста добри в преценката колко време отделяте за различни задачи. Някои изследвания показват, че само около 17% от хората могат точно да преценят изминаването на времето.

Може да използвате някое приложение, с което да проследите колко време отделяте на различните задачи, като отговаряне на имейли, изготвяне на отчети, въвеждане на данни и др.

Правете редовни почивки

При работа в условията на хоум офис, напълно логично, вземането на планирани почивки помага за подобряване на концентрацията. Някои изследвания показват, че кратките почивки по време на дълги задачи помага да поддържаме постоянно ниво на висока хоум офис продуктивност, а работата по задача без прекъсване, за по-дълъг период води до постоянно и стабилно намаляване на производителността ни.

Сами си наложете крайните срокове

Обикновено мислим за стреса като за нещо лошо, ако обаче стресът е породен от задачи, които сами си поставяме и умеем да го контролираме, това може да ни помогне да постигнем целите си. В един от най-популярните TED talks, Kelly McGonigal обяснява резултатите от проучването си. Тя установява, че

Стресът вреди само на онези хора,

които вярват, че той е вреден.

С други думи, ако промените начина, по който гледате на стреса, променяте и начина по който тялото ви реагира на стреса.

Относно задачите и проектите си винаги опитайте да си дадете краен срок, който да не подлежи на отлагане. Може да се изненадате, когато откриете колко фокусиран и продуктивен може да бъдете, когато гледате часовника.

Просто кажете „не“ на срещите (в коите не можете да допринесете с нищо)

Срещите обикновено поглъщат най-много време и въпреки това продължаваме да ги планираме, да участваме и да се оплакваме от тях. Според Atlassian средният офис работник прекарва над 31 часа всеки месец в непродуктивни срещи.

Преди да се включите в следващата си среща, запитайте се дали можете да свършите задачата чрез имейл, телефон или дори видео-конферентен разговор.

Забравете за мултитаскинга

Много хора смятат, че да ако владееш мултитаскинга (или на български: да можеш правиш няколко неща едновременно) ценно умение, което дава предимства.

Всъщност човешкия мозък е способен на мултитаскинг само по отношение на рутинни, елементарни и повтарящи се дейности (като да пееш докато си под душа или да мислиш какво ще облечеш докато миеш чиниите).

По отношение на сложните мисловни процеси, човешкият мозък, на практика, не може да прави две неща едновременно.

Психолозите са установили, че опитът да се работи по няколко задачи наведнъж, особено в условията на хоум офис, може да доведе до загуба на време и производителност. Вместо това си направете навик да се ангажирате само с една задача, преди да преминете към следващия си проект.

Възползвайте се от пътуването си (Ако пътувате)

Това важи за всяко неочаквано „бонусно“ време, което може ви се освободи, ако се наложи да пътувате (разбира се ако не шофирате). Ако можете да използвате градски транспорт, това ще ви даде допълнително време, за да отметнете някои имейли, да направите дневният си списък със задачи или да помислите върху нови идеи.

Откажете се от илюзията за съвършенството

За предприемачите е обичайно да се опитват винаги да подобряват процесите – реалността е, че нищо никога не е идеално.

Вместо да губите време, преследвайки тази илюзия, просто свършете задачата и продължете напред. По-добре е да завършите задачата и да я отметнете, отколкото да изгубите време в търсенето на най-перфектното и решение.

Принципно ако има нужда, винаги можете да се върнете и да коригирате или подобрите по-късно, но е добре и да се гледа в дългосрочен план.

Важно е да не се стига до другата крайност, при която проблемите и задачите се “замазват”, отколкото да се решават. Така ще си спестите загуба на време в бъдеще.

Правете си почивки от упражнения

Използването на работно време за упражнения (според проучвания) може да помогне за подобряване на производителността. Ако е възможно, заделете определено време през седмицата за разходка или ходене на фитнес. Увеличеното кръвообръщение от движението може да бъде точно това, което е необходимо, за да прочистите мислите си и да си върнете фокуса.

Бъдете проактивни, не реагиращи

Ако постоянно сте на телефона или имейла, за да разрешавате нови и нови проблеми, това означава, че вършите чудесна работа по “гасене на пожари”. Но това може да е всичко, което постигате. Мой приятел с дългогодишен опит в управлението на екипи казва: 

„Заделяйте време за отговор на имейли или съобщения, но не им позволявайте да определят как минава денят ви. Трябва да имате свой план за всеки ден и максимално да се придържате към него.“

Изключете нотификациите

Лично аз, никога не съм имал проблем да игнорирам нотификациите. Много хора обаче страдат от това, не успявайки да устоят на любопитството, кой и какво им пише, особено ако вземат служебния си телефон в къщи.

В работно време изключете известията си и вместо това планирайте конкретно време, в което да проверите имейлите и съобщенията. Всичко това е част от това да бъдете активни, а не реактивни (вижте предходната точка).

Работете в интервали от 90 минути.

Изследователи от Флоридския университет проучват успели хора от елита на обществото (спортисти, шахматисти, музиканти и др.). Тези от тях, които работят на интервали не повече от 90 минути, са по-продуктивни от тези, които работят над 90 минути. Същите учени откриха и, че най-добре представящите се участници в проучването обикновено работят не повече от 4 до 5 часа на ден. (Звучи добре!)

Минимизирайте прекъсванията (доколкото е възможно).

Ако колега влезе в офиса ви, за да си поговорите за няколко минути, това може да изглежда безобидно. Тези кратки прекъсвания, обаче водят до разконцентриране спад в производителността. Необходимо ви е време да си върнете ритъма.

Минимизирането на прекъсванията понякога не е лесно, но може да се постигне чрез определяне на работното време за дадени задачи.

Ако се наложи затворете вратата на офиса си или дори работете от вкъщи, ако става дума за проекти, изискващи повече концентрация.

Ако почувствате, че изоставате с графика или времето няма да ви стигне, устойте на изкушението да премествате крайните срокове или да добавяте още задачи, към и без това претъпканата ви програма.

Вместо това опитайте да се “отдръпнете назад” и видите голямата картина. Помислете за начините, по които можете да работите по-умно.

Определете вашите най-важни задачи за деня

Най-важните задачи, обикновено са с резултати от решаващо значение. Това е списък от цели, които задължително трябва да бъдат изпълнени през деня, за да придвижите проектите и целите си напред.

Създайте електронна таблица, в която ще бъдат изброени вашите 3 най-важни задачи за всеки ден. Това ще ви помогне да планирате приоритети и да сте сигурни, че поддържате фокуса върху резултатите.

Яжте здравословни храни през целия ден, за да избегнете енергийни сривове и да поддържате мозъка си в кондиция

Храната, която ядем е изключително важна за повишаването на мисловните способности и повишаването на хоум офис ефективността.

Представете си, че ядете шоколадов десерт вместо плодове и ядки – коя храна според вас ще ви даде нужната енергия, за да не падне тонуса ви в края на работния ден?

Вредните храни влияят не само на теглото ви. Те причиняват намалена производителност и отпадналост, тъй като на организма не достигат ценни микроелементи. Пиенето на синтезирани добавки и витамини не е решение.

Групирайте задачите си на партиди – намалете времето, за “Пренастройване”

Тим Ферис, автор на международния бестселър 4-часовата работна седмица, е изключително добър в намирането на начини да бъдете по-ефективни във всичко – от работа до готвене до културизъм.

Едно от любимите ми прозрения от неговата книга е относно това колко по-ефикасно е да обединявате дейностите си, вместо да ги разделяте на малки парченца.

Логиката зад това е, че ви отнема време да влезете в ритъм с изпълняването на дадена дейност или работа. Ако постоянно започвате различен тип задачи, губите време да се пренастройвате. Освен това ако сперате дадена задача по средата ил започвате друга ще ви трябва и време да наваксате там, където сте прекъснали.

Как можете да използвате това в ежедневието си, за да разберете как да подобрите хоум офис продуктивността на работното място?

• Вместо да отделяте време да правите отчет за работата и отделно да го обсъждате с колегите, блокирайте време, за да отметнете всичко наведнъж
• Определете кратка среща с колегите си следобед
• Нокаутирайте бързо малките задачи и да победите склонността да ги отлагате.
• Работете на 90-минутни стъпки
• Отговорете на имейлите си в специално определено време следобед.

Разчистете и организирайте работната си среда

Много може да се говори за това как организираността на работното пространство и намаляването на излишните неща (и предмети) могат да намалят стреса, като по този начин увеличат производителността.

Наличието на по-малко предмети върху бюрото ви ще ви помогне да мислите по-ясно и да губите по-малко време за търсене на онзи сгрешен документ.

Хвърлете дрънкулките и старите хартии, разчистете бюрото си от всичко излишно, за да видите дали това ви помага да станете по-малко разсеяни и по-продуктивни.

Движете се

Ако се чувствате се сънлив около 15:00, значи сте точно като мен. Стани! Започваш да се прегърбваш на бюрото? Стани! Вашият екип има проблеми да се фокусира в срещите? Стани!

Това е просто, но е ефективно. В офисите на компании, с които съм работил, още преди 10 години видях зали за срещи с високи маси и без столове. Много компании вече използват стоящи бюра уповавайки се на документираното позитивно влияние, което оказват върху хоум офис ефективността.

Докато стоите на бюрото си не изгаряте повече калории отколкото при седене, но това може да помогне и за намаляване на други рискове за здравето, като:

• Болки в раменете и гърба
• Наднормено тегло
• Диабет
• Сърдечно-съдови заболявания
• И други рискове, които са прекалено ужасяващи, за да ги включа в статията, но са реални.

Но като повечето неща, прекаленото стоене също може да бъде вредно. Когато започвате, опитайте периодите на стоене да съвпадат с вашите 90-минутни интервали на работа.

Събудете се рано

Погледнете всеки главен изпълнителен директор или лидер и ще откриете, че всички те имат едно общо нещо – те се събуждат рано. Как може събуждането в 6 (или по-рано) сутринта да ви направи по-продуктивни в работата?

Необходимостта от повишаване на хоум офис продуктивност идва от недостига на времето. Вместо да се чувствате все едно сте закъснели всяка сутрин, ще имате повече и по-спокойно време да правите неща, за които шумната работна обстановка през деня е разсейваща.

Научете се да казвате не

През целия ден различни хора неизбежно ще ви прекъсват, за да получите или дадете помощ. Толкова е лесно да кажеш „да“ и да се нагърбиш с повече неща, но това е непродуктивно. Научете се да казвате “не” по-често, за да пазите времето си за дейностите с най-висок приоритет за вас.

На думи е лесно но на практика не е съвсем така. Има начини да го постигне без си навлечете неодобрението на останалите.

Когато някой се свърже с вас с молба, на която трябва да кажете „не“, просто го помолете да ви даде 15 минути (или някакъв произволен интервал от време), за да завършите това, което правите в момента. След това, когато отидете при него, в голяма част от случаите работата вече е свършена.

Започнете с най-трудното

Преди години имах тактиката да върша това, което най-много ме тормози и ми се струва най-трудно. Така си осигурявах спокойствие през останалата част от работния ден. Ако отложа дадена неприятна или трудна задача, през целия ден мисълта за нея ме натоварва допълнително и така губя част от продуктивността си за другите задачи.

От друга страна, трябва да се има предвид, че вероятно тази задача, която е най-трудна е тази, която е и най-важна.

Делегирайте като шеф

Замисляте ли се някога дали е възможно да свършите цялата си работа?

Убеден съм, че имате дребни задачки, които спокойно бихте могли да възложите на някого. Неща, като въвеждане на данни, форматиране на документи или изпълнение на поръчки – всички те ще изядат ценно време, което може да оползотворите.

Носете слушалки

Работата в среда на висока колаборация може да означава, че хората се обръщат към вас с въпроси през целия ден, като ви изваждат от вашия работен ритъм.

Носенето на слушалки е прост трик, който може да предпази от въпроси, които са твърде ясни или твърде сложни, за да се отговори при разговор лице в лице. За да обезпокоите някого, вашият колега ще трябва да се замисли върху въпроса в момента и да преценят дали си струва безпокойството.

Не е нужно дори да слушате музика. Слушалките сами по себе си са възпиращ ефект и помагат да филтрирате комуникациите си в реалния живот.

Защитете времето в графика си, за да свършите реалната работа

Всички имаме онези дни, които минават, докато прескачаме от среща на среща. В края на деня разбираме, че всъщност не сме свършили никаква работа. Как тогава да сте максимално продуктивни всеки ден?

Определете време в календара си, за да свършите съответната задача и го защитавайте, ако се появи друг ангажимент или среща.

Давайте си награди, за да се мотивирате

Повечето от нас правят това интуитивно (Например: Ще изляза в почивка само след като завърша тази задача). Това е много ефективен начин за управление на вашите навици и продуктивност.

Когато включите и награди във вашата продуктивна система, това помага да тренирате мозъка си да се съсредоточи върху целите, като привлечете на помощ и емоциите си. Наградата, която си даваш, след като отметнеш нещо в списъка си със задачи, те кара да се чувстваш добре.

Най-просто казано, хората, които са щастливи или се чувстват добре, са по-продуктивни от тези, които са нещастни.

Изпълнявайте повтарящи се задачи по едно и също време всеки ден или седмица

Докато рутината и повторенията може да ви се струват скучни, правенето на едни и същи неща по едно и също време всеки ден ви дава възможност да избягвате умората от вземането на решения. Така развивате ефикасни навици и изпълнявате задачи с бързина и прецизност.

Намерете истинската, мотивираща причина за изпълнение на задачата

Понякога, питайки се защо правите нещо, просто не е достатъчно, тъй като много хора се фокусират върху мотивациите на повърхностно ниво, като запазване на работа и заплащане. Всеки може да намери дълбоко и смислено „защо” зад работата си, ако погледне достатъчно дълбоко.

Причината зад работата ви може да не е очевидна, но без значение какво правите, продължете да търсите, докато не намерите мотивацията, която кара кожата ви да настръхне.

Разделете задачата на малки стъпки

Защо отлагаме?

Има различни причини, поради които хората отлагат, но една от най-важните е, че задачите и проблемите, с които трябва да се справят просто изглеждат твърде обезсърчително.

Често стартираме проекти, чието изпълнение обхваща по-дълъг период във времето. Това са големите предизвикателства. Поглеждате вашия списък със задачи и си казвате: „Дори не знам откъде да започна.“

Можете да започнете, като разделите проекта на няколко по-малки задачи. Така ще можете по-лесно да си представите как да решите отделните проблеми свързани с проекта и ще разберете за кои ще ви трябва помощ.

Бъдете оптимист

Обучете мозъка си да бъде по-оптимистичен по отношение на най-трудните задачи, като ги раздробявате на по-малки елементи. Вярвайте вспособността си да ги изпълните. 

Докато изпълнявате всяка подзадача, която сте създали, отпразнувайте напредъка си. Според експертите признаването на напредъка е един от най-мощните начини за вдъхновяване на мотивацията, а съсредоточаването върху напредъка, вместо да съжаляваме за неуспехите, е идеалният начин да поддържате оптимизма и да завършите успешно проекта.

Бъдете отговорни

Замислете се че не случайно сте на позицията на която сте в момента. Има много хора, които разчитат, че вие ще свършите вашата част от работата. Ако работите в голяма компания дори може да не познавате някои от хората, които са зависими от вас. При всички случаи обаче опитайте да погледнете на организацията си като на едно цяло, в което всеки има своята важна роля.

Простете си грешките

Вие сте човек: Приемете, че понякога ще сгрешите, ще се разсеете или просто ще имате лош ден. По-важно е да продължите напред, отколкото да отдавате прекалена важност на грешките си.

Планирайте с резерв

Случва се на всички. Имате големи планове за днес – това ще бъде най-продуктивният ви ден до момента – но тогава започват да се появяват десетки малки проблеми, които изискват вашето внимание.

Високопродуктивните хора знаят, че всеки подценява колко време ще му отнеме, за да завърши задачите.

Изследванията за “оптимизма” в планирането показват, че голяма част от причините за това мислене е, че забравяме да вземем под внимание задачи или отговорности, които все още не са в нашите календари. Тези, които тепърва ще възникнат.

Опитвали ли сте се някога да насрочите среща и да си помислите „нека да направим тази следваща седмица. Следващата седмица изглежда по-свободна?“ Но след това идва следващата седмица и тя е също толкова натоварена, както винаги.

Елиминирайте неефективната комуникация

Електронната поща често се счита за убиец на навиците за вашата хоум офис продуктивност. Много хора прекарват работния си ден в електронната си пощенска кутия, отговаряйки на всяко уведомление при влизането му.

В някои от компаниите, в които съм работил дневно получавах по над 100 имейла, като измежду тях повечето очакваха отговор от моя страна.

Какво можете да направите ако сте в подобна ситуация.

• Организирайте потоците от съобщения по отдели и проекти, приоритизирайте всяко едно съобщение и използвайте автоматизирани правила или филтри, с които всеки имейл да бъде надлежно групиран, и лесно да го откриете по-късно. 
• Планирайте време от деня си за отговаряне на имейлите.
• Сложете звукова нотификация само на важните имейли, например на тези от вашия шеф.
• Установете ясни правила за комуникация с колегите си, така че да не се налага да следите имейла през няколко минути. 
• Например, при спешни ситуации, изискващи незабавната ви намеса, да не ви пишат съобщения, а да ви информират по телефона.
• Редуцирайте срещите само до тези, които наистина имат нужда от вашето съдействие.
• Имейлите с информативен характер оставяйте с най-нисък приоритет, но отново в рамките на деня.

Друг е въпроса, за по-ефективната комуникация по имейл. За да комуникирате ефективно по имейл трябва да пишете кратко ясно и директно по въпроса.

Когато е необходимо дайте в аванс необходимите детайли, за да избегнете имейл комуникацията тип чат, с хвърчащи напред назад кратки въпроси и отговори.

Първо работете, после се мотивирайте и вдъхновявайте

Това означава, че не е нужно да се справяте с всичко наведнъж. Когато имате проблеми с мотивацията, често това е така, защото разглеждате огромния обхват на проекта.

Това може да е плашещо. Трудно е да започнеш, когато се сблъскаш с голям и дългосрочен проект.

Психолозите казват, че ако не ви се работи просто започнете. Мотивацията няма да закъснее.

Вземайте по-малко решения (за неща, които не са важни)

Докато беше президент, Барак Обама веднъж каза пред Vanity Fair, че никога не взема решение какво да облече:

„Ще видите, че нося само сиви или сини костюми“, каза Обама. „Опитвам се да съчетавам решения. Не искам да вземам решения какво ям или нося. Защото имам твърде много други решения за вземане. „

Някои решения са важни. Повечето не са. Ако искате да бъдете по-продуктивни, помислете за аутсорсинг или елиминиране на ежедневните решения.

Други високопродуктивни хора направиха подобни коментари относно собствените си ефективни навици. Автор и предприемач Рамит Сети има това, което нарича „Правило за купуване на книги на Рамит:“

„Ако мислите да купите книга, просто я купете. Не губете дори пет секунди, обсъждайки го. Дори да ви даде само една идея, това ще направи тази книга много по-ценна, отколкото парите, които ще платите за нея. „

Ако се опитвате да решите между две книги за четене, Сетхи ще каже: „четете ги и двете.“ Няма смисъл да губите енергия за вземане на решения за маловажното.

Използвайте матрицата на Айзенхауер, за да определите дългосрочните приоритети

Една от опасностите за хоум офис ефективността е фокусирането върху краткосрочния план. Както легендата на мениджмънта Питър Дракър е казал веднъж: „Няма нищо толкова безполезно да правиш ефективно това, което изобщо не бива да се прави.“ 

Във всеки даден работен ден е лесно да се захванете с неща, които изглеждат важни в момента.

Матрицата на Айзенхауер, използвана от Дуайт Айзенхауер за вземане на решения по времето му като генерал, е популяризирана от книгата на Стивън Коуви „7 навика на високоефективните хора“. Помага ви бързо да определите върху какво трябва да работите и какво трябва да игнорирате.

Заточете брадвата

В модерен пример Уорън Бъфет и Чарли Мънгър отдават голяма част от успеха си на четенето.

Прекарвайки много време в четене, ставайки по-информирани и усъвършенствайки се в търговията си, те успяха да вземат по-бързи и по-точни решения.

Както Мюнджър каза веднъж:

„Нито Уорън, нито аз сме достатъчно умни, за да вземам решенията бързо, без да мислим по тях. В действителност вземаме решения много бързо, но това е така, защото прекарахме толкова много време в подготовка, като спокойно седим, четем и мислим.“

Отделете време за да четете, учене и усъвършенстване, и ще можете да реагирате много по-ефикасно в различни ситуации.

В заключение

Продуктивността в бизнеса, а и в личния живот е всичко.

Ако си създадете необходимите навици, както го правят високо продуктивните хора, ще можете не само да постигнете целите си и успеете в това, което правите, но и да се наслаждавате на щастлив живот, с по-малко стрес и повече време, което да прекарвате с хората, които са важни за вас.