Мениджърите често вярват, че наличието на предварителен план за среща с екипа ви е ключът към ефективната, ангажираща и успешна среща. За съжаление не е толкова лесно. Изследванията не са открили почти никаква връзка между наличието на дневнен ред и оценката, която дават участниците за качеството и ефективността на срещите.
Важното е не самата програма, а уместността и важността на това, което е включено в нея, и как лидерът улеснява обсъждането на точките.
Продуктивността на срещите е много важна за организациите поради много причини. Бързина и гъвкавост и резултатността на работата на екипа, добро управление на времето (тайм мениджмънт), дори морала в един екип. Ако свикваме срещи за решаване на проблеми, които биха могли да се рещат и по имейл, то служителите биха останали благодарни ако им спестите това време.
Вместо да проектирате дневния си ред като списък с теми, които да бъдат разгледани, помислете за създаването на програмата, като набор от въпроси, които трябва да бъдат адресирани.
В най-простата си форма срещата се прави, за да се отговори на набор от уместни въпроси. Ето няколко примера за това как може да изглежда един такъв дневен ред:
- Вместо тема „Бюджетни проблеми“, помислете за въпрос като„Как ще намалим разходите си със 50 К до края на финансовата година“?
- Вместо „Подобряване на клиентското обслужване“ – „Какви са начините за намаляване на времето за реакция при запитвания от клиентите с 25%?“
- Вместо тема, „Заместване на лидерските позиции“, опитайте да я промените на „Къде сме уязвими от гледна точка на текучеството при ръководните кадри и как можем да се справим с тези уязвимости?“
- Вместо тема, озаглавена „Стратегическо планиране“, опитайте да конкретизирате, като например: „Какви са пазарните възможности и какво можем да направим, за да ги реализираме? „
- Вместо тема, озаглавена „Текущи ъпдейти“, опитайте да я промените на „Какви ключови информации трябва всеки от нас да сподели и за кои задачи има нужда от съдействие?“
Попълвайки дневния ред с въпроси, а не теми, ще започнете да мислите и действате по различен начин.
Ще мислите стратегически, като оценявате смисъла на дадена тема и какъв е търсения краен резултат – истинската причина да съберете колектива.
В допълнение, този метод е ориентиран към постигане на реални цели и подобряване на продуктивността на екипите.
Подходът чрез въпроси и отговори улеснява и при избора на служителите, които трябва да поканите.
Този подход също показва кога да приключи срещата – когато има удовлетворителен отговор на въпросите.
Ето още някои насоки при подбора на въпросите за своя план за среща с екипа ви:
- Подберете въпроси, които са специфични и предизвикателни.
- Работете с колегите си за идентифициране на въпроси, които наистина имат значение.
- Приоритизирайте най-важните въпроси.
- Осигурете изпълнението на взетите решения в определените срокове.
В крайна сметка, този базиран на въпроси подход към план за среща с екипа ви, може да внесе фокус, ангажираност и по-добри резултати за вашите срещи.
Ако никога не сте опитвали този подход, добре е да го изпробвате. Добре е да експериментирате, разсъждавате, да усъвършенствате и да „настроите“ своя подход.
Не само ще помогне за подобряване на срещите, но и ще изгради по-широка култура за учене в екипа, поемане на разумни рискове и смелост за генериране и обсъждане на идеи.
И не забравяйте:
Aко не можете да измислите достатъчно конкретни въпроси, на които да отговорите на среща, това може да е знак, че срещата просто не е необходима.
Спестете ценното време на бъдещите участници в нея.
Те ще ви бъдат благодарни.
