Как да проверим уменията по Excel на кандидат за работа

Microsoft Excel беше пуснат преди повече от тридесет години, но все още е едно от най-полезните приложения на пазара. Той дължи трайната си популярност на огромен брой функции, които позволяват на потребителите да анализират данните бързо и лесно. От старта на Excel много конкуренти неуспешно се опитват да го изместят като инструмент за избор на анализ на данни. Въпреки това Excel все още царува върховно.

Тъй като електронните таблици са толкова популярни – и полезни – много компании провеждат тестове за Excel, преди да направят предложение за работа. Това помага да се гарантира, че кандидатите за работа са квалифицирани – и удобно да използват Excel за работата.

Ако имате предстоящо интервю в Excel, вероятно се чудите какви видове въпроси може да ви зададат.

И така, ние ви предоставяме списък с 10-те най-често срещани въпроса за интервю в Excel, така че да можете да практикувате преди да изпитвате. С малко предварителна подготовка ще се почувствате подготвени и уверени в деня на интервюто.

1. Кои са най-важните формати на данни, наблюдавани в Excel и как се използват?

Вашето интервю за Excel може да започне с по-лесен въпрос като този. Ако сте прекарали някое време в Excel, почти сигурно сте имали шанс да експериментирате с различни типове данни и вероятно сте запознати с някои от най-често използваните:

Номера

Числата са един от най-често срещаните типове данни в Excel. Те могат да бъдат форматирани с персонализиран брой десетични знаци и да се показват със или без запетаи, разделящи хилядите цифри. Числата могат да се добавят, изваждат, делят, умножават или да се включват във формули и функции, които приемат цифрови входове.

Дати

Excel може да показва дати по различни начини, включително класическия формат MM / DD / YYYY в американски стил. Датите могат да бъдат добавяни или изваждани, като се използва стандартно събиране и изваждане и могат също да бъдат манипулирани с използване на функции, базирани на дата. Интересното е, че датите в Excel технически също се съхраняват като числа, като всяка дата е представена като броя на дните, изминали от 1 януари 1900 г. Например, датата 6 май 2019 г. се съхранява в Excel като числото 42,129, защото има 42,129 дни между 1 януари 1900 г. и 6 май 2019 г.

Проценти

Числата също могат да бъдат форматирани като проценти, което умножава даденото число по 100 и в края добавя знак за процент. Например числото 0,08 е еквивалентно на процента 8%.

Текст

Текстът се съхранява в Excel във формат, наречен низ. Текстовите струни могат да съдържат стандартни знаци като букви, цифри и препинателни знаци; низовете могат да бъдат манипулирани чрез функции за обработка на текст като MID и RIGHT.

2. Какво е функция в Excel?

Ако сте чест потребител на Excel, функциите вероятно са много познати за вас. Използвахте SUM, AVERAGE и дори VLOOKUP толкова много пъти, че дори не мислите каква функция всъщност е, когато създавате електронни таблици.

Като такъв този въпрос може да ви изненада – особено защото да опишете каква функция е може да бъде малко трудно, ако никога не мислите за нея.

Ето един лесен начин да го направите: измислете функция като рецепта. Използва се за комбиниране на куп съставки – които може да не са особено вкусни поотделно – в нещо много по-полезно.

Името на функцията е като заглавието на рецептата. Той описва какво прави функцията, като вземете SUM или СРЕДНО.

Аргументите на функцията описват какви съставки влизат в нея. Отделните функции могат да вземат произволен брой аргументи, от един до безкрайно число. Всичко зависи от функцията.

И накрая, изходът на функцията е това, което излиза от другата страна: полезно количество, което може да ви покаже важни данни или да бъде използвано като вход към други функции в електронната ви таблица.

3. Какъв е редът на операциите, използвани при оценяване на формули в Excel?

Точно както в стандартната математика, Excel използва ред операции, когато оценява различни оператори в лентата с формули. Почти сигурно ще разпознаете съкращението PEMDAS – това е редът на операциите, преподавани в часовете по математика по целия свят, а също и редът, който Excel използва. PEMDAS означава:

1. Скоби
2. Степенуване
3. умножение
4. Делене
5. Събиране
6. Изваждане

Когато оценява формулите, Excel винаги обработва операторите в този ред. Ако откриете неочакван резултат от математическите си формули, проверете два пъти, за да сте сигурни, че скобите се използват правилно, за да постигнете желаните резултати.

4. Според вас, кои са няколко от най-полезните функции в Excel? Как ги използвате?

Това е труден въпрос, защото той ви моли да използвате своята субективна преценка, а не да отговаряте обективно. Като такъв, вие ще имате широк диапазон на ширина в отговора си – и трябва да имате подготвен добре обмислен отговор, който демонстрира както умението ви с Excel, така и широкия ви обхват от предишен опит с използването на електронни таблици.

Ето няколко от нашите най-добри препоръки за функции, формули и функции за обсъждане:

INDEX MATCH. VLOOKUP и INDEX MATCH

са две от най-важните и често използвани функции на Excel. Както знаят потребителите на ветерани Excel, те се използват за търсене на стойности от външна таблица и са важни части от автоматизирането на работата ви с динамични електронни таблици. Една от двете е длъжна да излезе във всяко интервю в Excel, но ако получите този въпрос, препоръчваме да представите INDEX MATCH.

Това е малко по-полезна функция и също така липсва много от недостатъците на VLOOKUP, като невъзможността да вмъкнете нови редове и колони в своите листове. Ако отидете с тази функция, очертайте как сте я използвали в миналото за динамично търсене на стойности и попълване на колони с данни, които иначе би трябвало да бъдат копирани ръчно и поставени.

IF изявления

IF изявленията са друг основен елемент от всеки арсенал на ветерани на Excel. Представете ги, за да уведомите интервюиращия си, че сте създали разширени електронни таблици, които вземат решения въз основа на критерии, изчислени в реално време.

PivotTables

PivotTables са изключително полезен инструмент и ако кандидатствате за работа, която изисква междинни или усъвършенствани познания в Excel, те със сигурност са важен критерий, използван от вашия интервюиращ. Може да сте използвали PivotTables за произволен брой неща в миналото, но не забравяйте да подчертаете колко полезни са те, когато са необходими бързи и точни изчисления въз основа на големи масиви данни със стотици или хиляди редове.

5. Какъв е синтаксисът на функцията VLOOKUP?

Има ли недостатъци при използването на тази функция?

VLOOKUP е една от най-често използваните функции в света на бизнеса и ако имате интервю в Excel, почти сигурно ще бъдете попитани за него. Бъдете сигурни, че сте подготвени правилно за вашето интервю, като запаметите наизуст синтаксиса на VLOOKUP:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)


Аргументите на VLOOKUP могат да бъдат описани, както следва:

• lookup_value дефинира стойност, която да се търси във външна таблица с данни.
• table_array дефинира таблица с данни, в която да се търси търсената стойност. Lookup_value трябва да се появи в първата колона на тази таблица.
• col_index_num казва на функцията колко колони в table_array да търсят стойност за връщане.
• range_lookup е ключ TRUE / FALSE, който казва на функцията дали да търси точно съвпадение или приблизително съвпадение с определената lookup_value.

Що се отнася до недостатъците

VLOOKUP има един решаващ: тъй като обикновено col_index_num се въвежда ръчно във функцията, VLOOKUP може да се счупи, ако колоните с данни се вмъкнат в table_array, след като функцията бъде написана. Това може да не изглежда като основен недостатък, но може да доведе до часове на неудовлетвореност от разбитите формули, ако не сте внимателни.

За да коригирате проблемите, които понякога възникват при вмъкване на колони с данни, помислете за замяна на формулите си VLOOKUP с INDEX MATCH, която съдържа подобна функционалност без нито един недостатък.

6. Каква е разликата между абсолютни и относителни референции на клетките?

В кои ситуации бихте използвали всеки?

Както много потребители на Excel знаят, една от най-магическите характеристики на Excel е препратката към клетките. Позоваванията на клетки позволяват на потребителите да включват динамично стойностите на външни клетки във формули – вместо да кодират твърди конкретни стойности ръчно.

Препратките към клетките обаче могат да бъдат объркващи, когато се копират и поставят на различни места. По подразбиране Excel използва относителни препратки към клетки, които се променят динамично, докато се копират и поставят около лист. Например, ако препратка към клетка A1 е копирана и поставена един ред надолу и една колона вдясно, новата референция ще сочи към клетка B2. Това позволява на потребителите да извършват подобни изчисления в различни диапазони от клетки бързо и лесно.

За разлика от тях абсолютните препратки към клетки не се променят, когато се копират и поставят на други места в листа. Абсолютните препратки към клетките могат да се използват в редове, колони или в двете едновременно и се посочват с помощта на знака $.

Например, ако препратка към клетка $ A $ 1 се копира и се постави един ред надолу и една колона вдясно, новата референция ще сочи клетка A1 – тя няма да се промени изобщо, защото и редът, и колоната са заключени , Ако препратка към клетка $ A1 се копира и постави един ред надолу и една колона вдясно, новата референция ще сочи клетка A2 – само номерът на реда ще се промени, тъй като буквата на колоната е заключена.

Ето една удобна таблица, която ще ви покаже какво означава знака $ в зависимост от това къде го виждате в препратка към клетка:

7. Какво е PivotTable и кога бихте го използвали?

Кои са ключовите „секции“ от PivotTable, в които потребителите могат да влачат колони?

Като една от най-използваните функции на Excel в бизнес настройките, PivotTables със сигурност ще се появят по време на всяко задълбочено интервю в Excel. Бъдете сигурни, че сте се подготвили предварително с твърдо разбиране за това какво точно представляват PivotTables и защо те са полезни на практика.

Най-просто казано, PivotTable е инструмент, използван за обобщаване на големи количества данни бързо и лесно. Може да ви помогне да анализирате набор от данни от десетки, стотици или дори хиляди редове с минимални усилия, като използвате редица предварително дефинирани функции – като SUM, COUNT и AVERAGE.

Има много случаи на използване на PivotTables, но те са най-удобни, когато трябва да анализирате голям набор от данни бързо. Ако имате високопоставени еднократни въпроси относно масивен набор от данни – например „колко бисквитки продадохме през февруари миналата година“ или „кой продавач затвори най-много сделки през този март“, шансовете са a PivotTable е идеалният начин да отговорите на тях.

Всяка PivotTable е съставена от редица ключови секции, в които колоните на целевия набор от данни могат да бъдат закопчани:

• Филтър ( Report filter ). Този раздел ни позволява да филтрираме нашата таблица по един или повече критерии. Например, можем да показваме данни само в нашата оборотна таблица за месец януари.
• Етикети на колоните ( Column labels ). Този раздел ни позволява да обобщаваме данни в колони, поставяйки етикети на данни в горната част на екрана.
• Етикети на редове ( Row labels ). Този раздел ни позволява да обобщаваме данни в редове, като поставяме етикети на данни отстрани на екрана.
• Стойности ( Values ). Този раздел ни позволява да определим какво обобщаваме – например общите продажби или броя на поръчаните артикули.

8. Имат ли недостатъци PivotTables? Как могат да бъдат решени?

Разбира се, нито една функция на Excel няма своите недостатъци и има шанс интервюиращият ви да се потопи по-дълбоко във вашите знания на PivotTable, като ви помоли да проучите някои от техните слабости. Това ще помогне на рекрутера да оцени задълбоченото ви преживяване по една от най-важните функции на Excel – в края на краищата PivotTables не може да се използва за всичко!

Ако сте попитали за недостатъците на PivotTables, помислете за следното:

• Входните данни трябва да бъдат форматирани правилно. PivotTables може да се използва само в специфични ситуации, в които наборът от входни данни се появява във плосък формат на файла – което означава, че е разбит до най-подробно ниво. Ако данните вече са обобщени на таблица, PivotTables може да не е най-добрият начин за анализирането им.
• PivotTables трябва да се обновяват, ако входните данни се променят. Това може да доведе до объркване и грешки при използване на PivotTables като част от по-големите табла за управление.
• PivotTables лесно се променят, така че може да бъде трудно да пресъздадете своите изчисления. Много пъти, по време на които ще стигнете до отговор, използвайки PivotTables, тогава е трудно да пресъздадете този отговор, ако ръководител поиска да види работата ви по-подробно. Гъвкавостта на PivotTables може да бъде меч с две остриета!

Като алтернатива на PivotTables, помислете за използването на условни обобщени функции като SUMIFS и COUNTIFS, особено при конструирането на табла за управление. Те могат да доведат до подобни резултати, но са по-малко „течни“ – което прави резултатите ви по-предвидими и по-лесни за проследяване.

9. Какви са някои най-добри практики при създаването на сложни модели в Excel?

Excel може да се използва за прости изчисления, но той е най-ефективен при изграждането на сложни математически модели, които помагат да се прогнозират резултатите, финансовите резултати на проекта или да се проследяват данни във времето. Ако интервюирате за силно аналитична роля, има голям шанс вашият рекрутер да попита как можете да използвате електронни таблици за изпълнение на тези по-трудни задачи.

Когато говорите чрез вашия отговор, не забравяйте да споменете следните най-добри практики за моделиране, които помагат да поддържате електронните си таблици чисти, организирани и гъвкави:

• Създайте няколко раздела (табове). Запазването на различни части от вашия модел (например входове, изходи и изчисления) на отделни раздели може да помогне за организацията на модела, особено ако планирате да предадете електронната си таблица на някой, който никога не я е виждал досега.
• Използвайте динамични входове. Когато конструирате модел в Excel, стойностите никога не трябва да бъдат кодирани твърдо в клетки – особено ако са гъвкави предположения, които могат да се променят надолу по линията. Винаги пазете предположения и входни данни в собствения си раздел и използвайте препратки към клетки, а не твърдо кодирани стойности, за да ги изтеглите във вашите формули.
• Добавете съдържанието. Големите модели могат да бъдат изключително сложни, а добавянето на съдържание в началото може да помогне да се поддържат нещата организирани и лесни за използване за вас и вашия ръководител.
• Коментирайте агресивно. Вие сте човекът, който разбира най-добре вашите модели, но безспорно други хора от вашата организация също ще ги използват. Така че, не забравяйте да коментирате и обяснявате изчисленията си последователно, така че да бъдат възможно най-лесни за следване за други потребители.

10. Разкажете за някои направени от вас електронни таблици, с които най-много се гордеете.

Това също е по-мек, по-субективен въпрос. Това няма общо с функциите на самия Excel – по-скоро, вашият интервюиращ може да поиска от него да разбере за предишния ви опит с електронни таблици и вашия ентусиазъм за количествен анализ.

Преди да влезете в интервюто си, бъдете сигурни, че имате 2-3 примера за предишното ви използване на електронни таблици, за да можете да отговорите на този въпрос. Колкото повече се вълнувате от тези примери, толкова по-добре; вероятно вашият интервюиращ също се опитва да разбере вълнението и страстта, които бихте довели до работата, ако бъдете наети.

Ето някои примери за приложения на Excel, за които може да искате да поговорите, ако е приложимо:

• Конструиране на табла за управление в Excel за измерване и проследяване на бизнес показатели;
• Съставяне на прогнози за паричния поток или приходите във времето;
• Използване на Excel като табло за управление на проекти за проследяване на напредъка в множество работни потоци;
• Автоматизиране на ежедневните задачи с помощта на електронни таблици с IF оператори и друга условна логика; или
• Извършване на изчисления за обратно покритие за оценка на обема на продажбите в различни бизнес сценарии.