Connect with us

Ефективният план за среща с екипа ви

Ефективният план за срещи

Бизнес

Ефективният план за среща с екипа ви

Ефективният план за среща с екипа ви

Мениджърите често вярват, че наличието на предварителен план е ключът към ефективната, ангажираща и успешна среща. За съжаление не е толкова лесно. Изследванията не са открили почти никаква връзка между наличието на дневнен ред и оценката, която дават участниците за качеството и ефективността на срещите.

Важното е не самата програма, а уместността и важността на това, което е включено в нея, и как лидерът улеснява обсъждането на точките.

Продуктивността на срещите е много важна за организациите поради много причини. Бързина и гъвкавост и резултатността на работата на екипа, добро управление на времето (тайм мениджмънт), дори морала в един екип. Ако свикваме срещи за решаване на проблеми, които биха могли да се рещат и по имейл, то служителите биха останали благодарни ако им спестите това време.

Вместо да проектирате дневния си ред като списък с теми, които да бъдат разгледани, помислете за създаването на програмата, като набор от въпроси, които трябва да бъдат адресирани.

В най-простата си форма срещата се прави, за да се отговори на набор от уместни въпроси. Ето няколко примера за това как може да изглежда един такъв дневен ред:

  • Вместо тема „Бюджетни проблеми“, помислете за въпрос като„Как ще намалим разходите си със 50 К до края на финансовата година“?
  • Вместо „Подобряване на клиентското обслужване“ – „Какви са начините за намаляване на времето за реакция при запитвания от клиентите с 25%?“
  • Вместо тема, „Заместване на лидерските позиции“, опитайте да я промените на „Къде сме уязвими от гледна точка на текучеството при ръководните кадри и как можем да се справим с тези уязвимости?
  • Вместо тема, озаглавена „Стратегическо планиране“, опитайте да конкретизирате, като например: „Какви са пазарните възможности и какво можем да направим, за да ги реализираме?
  • Вместо тема, озаглавена „Текущи ъпдейти“, опитайте да я промените на „Какви ключови информации трябва всеки от нас да сподели и за кои задачи има нужда от съдействие?

Попълвайки дневния ред с въпроси, а не теми, ще започнете да мислите и действате по различен начин.

Ще мислите стратегически, като оценявате смисъла на дадена тема и какъв е търсения краен резултат – истинската причина да съберете колектива.

В допълнение, този метод е ориентиран към постигане на реални цели и подобряване на продуктивността на екипите.

Подходът чрез въпроси и отговори улеснява и при избора на служителите, които трябва да поканите.

Този подход също показва кога да приключи срещата – когато има удовлетворителен отговор на въпросите.

Продуктивността на срещите е важна и за мениджърите и за членовете на екипите

Ето още някои насоки при подбора на въпросите за своя план за срещи:

  • Подберете въпроси, които са специфични и предизвикателни.
  • Работете с колегите си за идентифициране на въпроси, които наистина имат значение.
  • Приоритизирайте най-важните въпроси.
  • Осигурете изпълнението на взетите решения в определените срокове.

В крайна сметка, този базиран на въпроси подход към плана за срещи, може да внесе фокус, ангажираност и по-добри резултати за вашите срещи.

Ако никога не сте опитвали този подход, добре е да го изпробвате. Добре е да експериментирате, разсъждавате, да усъвършенствате и да „настроите“ своя подход.

Не само ще помогне за подобряване на срещите, но и ще изгради по-широка култура за учене в екипа, поемане на разумни рискове и смелост за генериране и обсъждане на идеи.

И не забравяйте:

Aко не можете да измислите достатъчно конкретни въпроси, на които да отговорите на среща, това може да е знак, че срещата просто не е необходима.

Спестете ценното време на бъдещите участници в нея.

Те ще ви бъдат благодарни.

Цялата статия

Бизнес Дивелъпмънт Мениджър в Retargeting.biz SRL. Експерт по развитие на онлайн бизнес и дигитални брандове. Експерт в областта на маркентинг, ритейл, B2B, финанси и мениджмънт, имплементация на компютърни и облачни технологии. Над 15 години опит с брандове, като CNSYS, Adidas, Peek & Cloppenburg, Tom Tailor, Mexx, Oviesse, Salsa Jeans.

Още от Бизнес

Следете Supernova във Facebook

Най-четени

To Top