Connect with us

Ефективният план за среща с екипа ви

Ефективният план за срещи

Бизнес

Ефективният план за среща с екипа ви

Ефективният план за среща с екипа ви

Мениджърите често вярват, че наличието на предварителен план е ключът към ефективната, ангажираща и успешна среща. За съжаление не е толкова лесно. Изследванията не са открили почти никаква връзка между наличието на дневнен ред и оценката, която дават участниците за качеството и ефективността на срещите.

Важното е не самата програма, а уместността и важността на това, което е включено в нея, и как лидерът улеснява обсъждането на точките.

Продуктивността на срещите е много важна за организациите поради много причини. Бързина и гъвкавост и резултатността на работата на екипа, добро управление на времето (тайм мениджмънт), дори морала в един екип. Ако свикваме срещи за решаване на проблеми, които биха могли да се рещат и по имейл, то служителите биха останали благодарни ако им спестите това време.

Вместо да проектирате дневния си ред като списък с теми, които да бъдат разгледани, помислете за създаването на програмата, като набор от въпроси, които трябва да бъдат адресирани.

В най-простата си форма срещата се прави, за да се отговори на набор от уместни въпроси. Ето няколко примера за това как може да изглежда един такъв дневен ред:

  • Вместо тема „Бюджетни проблеми“, помислете за въпрос като„Как ще намалим разходите си със 50 К до края на финансовата година“?
  • Вместо „Подобряване на клиентското обслужване“ – „Какви са начините за намаляване на времето за реакция при запитвания от клиентите с 25%?“
  • Вместо тема, „Заместване на лидерските позиции“, опитайте да я промените на „Къде сме уязвими от гледна точка на текучеството при ръководните кадри и как можем да се справим с тези уязвимости?
  • Вместо тема, озаглавена „Стратегическо планиране“, опитайте да конкретизирате, като например: „Какви са пазарните възможности и какво можем да направим, за да ги реализираме?
  • Вместо тема, озаглавена „Текущи ъпдейти“, опитайте да я промените на „Какви ключови информации трябва всеки от нас да сподели и за кои задачи има нужда от съдействие?

Попълвайки дневния ред с въпроси, а не теми, ще започнете да мислите и действате по различен начин.

Ще мислите стратегически, като оценявате смисъла на дадена тема и какъв е търсения краен резултат – истинската причина да съберете колектива.

В допълнение, този метод е ориентиран към постигане на реални цели и подобряване на продуктивността на екипите.

Подходът чрез въпроси и отговори улеснява и при избора на служителите, които трябва да поканите.

Този подход също показва кога да приключи срещата – когато има удовлетворителен отговор на въпросите.

Продуктивността на срещите е важна и за мениджърите и за членовете на екипите

Ето още някои насоки при подбора на въпросите за своя план за срещи:

  • Подберете въпроси, които са специфични и предизвикателни.
  • Работете с колегите си за идентифициране на въпроси, които наистина имат значение.
  • Приоритизирайте най-важните въпроси.
  • Осигурете изпълнението на взетите решения в определените срокове.

В крайна сметка, този базиран на въпроси подход към плана за срещи, може да внесе фокус, ангажираност и по-добри резултати за вашите срещи.

Ако никога не сте опитвали този подход, добре е да го изпробвате. Добре е да експериментирате, разсъждавате, да усъвършенствате и да „настроите“ своя подход.

Не само ще помогне за подобряване на срещите, но и ще изгради по-широка култура за учене в екипа, поемане на разумни рискове и смелост за генериране и обсъждане на идеи.

И не забравяйте:

Aко не можете да измислите достатъчно конкретни въпроси, на които да отговорите на среща, това може да е знак, че срещата просто не е необходима.

Спестете ценното време на бъдещите участници в нея.

Те ще ви бъдат благодарни.

Велислава Костадинова

Мениджмънт, лидерство, човешки ресурси и продуктивност. Според Велислава те стоят в основата на всяка една успешна организация от съвременен тип. Велислава има дългогодишен опит на мениджърски позиции в големи международни компании и вярва, че България е отлично място за бизнес и развитие имайки предвид огромния брой млади талантливи и мотивирани хора, които имат нужда от минимална подкрепа, за да започнат да създават страхотни неща.

Кликни тук, за да коментираш

Коментирай

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Още от Бизнес

Следете Supernova във Facebook

Най-четени

To Top